Мы отправили декларацию по НДС по почте письмом с описью вложения. Это подтверждает почтовая квитанция. Сейчас налоговики хотят нас оштрафовать за несдачу отчета. Говорят, что декларация по почте так до инспекции и не дошла. Правомерны ли претензии налоговиков?
Александра, предприниматель.

Статья 119 НК РФ предусматривает ответственность организаций за несвоевременную сдачу налоговых деклараций. При этом статья 80 кодекса уточняет, в какой момент декларация, отправленная по почте, считается сданной в инспекцию. Это день, когда организация отправила отчет письмом с описью вложения. А такую дату можно определить по почтовой квитанции.
Так как у вас есть почтовая квитанция, подтверждающая дату отправки декларации, оштрафовать вас за несдачу отчета налоговики не имеют права.

Меня интересует такой вопрос. В нашей компании многие сотрудники имеют собственные автомобили, которые используют и в рабочих целях. Каким образом лучше всё это официально оформить?
Евгений Геннадьевич, главный бухгалтер.

Трудовой кодекс предусматривает компенсации работникам за использование личного автотранспорта (ст. 188 ТК). Сумма компенсации устанавливается по соглашению сторон. Чтобы оформить компенсацию, нужно издать приказ, в котором будут указаны её размеры.
Также необходимо взять у сотрудника копию технического паспорта. При налоговой проверке, скорее всего, потребуется доказать, что работа этого сотрудника действительно связана с постоянными служебными разъездами. Подтверждением этого может служить трудовой договор или должностная инструкция.
В целях бухгалтерского учета всю компенсацию отражают как расход по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. приказом Минфина от 6 мая 1999 года № 33н).
Что касается налогового учета, то здесь существует ограничение по сумме компенсации, на которую можно уменьшить базу при расчете налога на прибыль (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК).
Сумма компенсации входит в состав прочих расходов, но только в пределах норм, установленных правительством (постановление от 8 февраля 2002 года № 92). Так, если объем двигателя не превышает 2000 кубических сантиметров включительно, то вы можете учесть компенсацию в размере 1200 рублей в месяц. Если объем двигателя превышает 2000 кубических сантиметров, учесть в качестве расходов можно 1500 рублей.
Таким образом, из-за данных расхождений между бухгалтерским и налоговым учетами может возникнуть постоянное налоговое обязательство (пп. 4, 7 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогам на прибыль», утв. приказом Минфина от 19 ноября 2002 года № 114н). Его отражают на счете 99 «Прибыли и убытки» субсчет «Постоянное налоговое обязательство» в корреспонденции с кредитом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».
Что касается прочих налогов, то компенсационные выплаты не являются доходом сотрудников, и НДФЛ с таких выплат не платится (п. 3 ст. 217 НК). Не облагается компенсация и ЕСН (пп. 2 п. 1 ст. 238 НК), а также пенсионными взносами. В статьях 217 и 238 есть оговорка о том, что компенсации должны быть «в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации». Такие нормы действительно существуют, и о них мы говорили выше, но разработаны они именно для налога на прибыль. Спор о том, использовать или нет эти нормы при расчете других налогов, идет давно. Специалисты Минфина и налоговики убеждены, что раз специальные ограничения для НДФЛ и ЕСН не разработаны, то подойдут и лимиты, определенные для прибыли (письмо Минфина от 26 марта 2007 года № 03-04-06-01/84, от 14 марта 2003 года № 04–04-06/42, письмо МНС от 2 июня 2004 года № 04-2-06/419@). Однако судьи в подобных ситуациях чаще всего встают на сторону фирм и заявляют, что использовать данные нормы в целях исчисления НДФЛ и ЕСН не нужно.
Спорить или нет с проверяющими по поводу НДФЛ – решать вам. С ЕСН проще. Поскольку сверхлимитную выплату не учитывают при налогообложении прибыли, то в любом случае не надо облагать её единым социальным налогом (п. 3 ст. 236 НК).
Второй вариант оформления отношений с работниками в случае использования ими собственного автомобиля в служебных целях – аренда.
Для того чтобы оформить аренду машины, принадлежащей сотруднику фирмы, следует заключить с ним договор (ст. 633, 643 ГК). По нему работник-арендодатель обязуется предоставить фирме-арендатору «имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование» (ст. 606 ГК). Арендную плату относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК).
На практике применяют два типа договоров аренды – аренда с экипажем или аренда без экипажа. В первом случае фирма может учесть только расходы на содержание автомобиля (ст. 636 ГК). К ним относится, например, оплата топлива, услуг мойки, автостоянки. А вот затраты на текущий и капитальный ремонт учесть не получится (ст. 634 ГК). Во втором случае (договор аренды без экипажа) можно обосновать любые расходы, так как по нормам Гражданского кодекса арендатор «обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства» (ст. 644 ГК) и выполнять весь комплекс работ по эксплуатационно-техническому обслуживанию автомобиля. Аналогичной позиции придерживаются и специалисты финансового ведомства (письма Минфина от 28 декабря 2005 года № 03-03-04/1/463, от 13 февраля 2007 года № 03–03-06/1/81).
Так как в вашей ситуации фактически автомобилем управляет собственник машины, то правильнее заключить договор аренды автомобиля с экипажем. С точки зрения налогообложения, договор аренды с экипажем фактически содержит в себе два вида соглашения: договор аренды и договор на оказание услуг. Соответственно, вознаграждение логично разбить на две части, ведь плата за оказание услуг облагается ЕСН (п. 1 ст. 236 НК), а на «арендную» часть этот налог начислять не надо.
Арендные платежи как по договору с экипажем, так и по договору без экипажа будут доходом сотрудника-владельца машины (пп. 4 п. 1 ст. 208 НК). Следовательно, необходимо начислять НДФЛ, а фирма в этом случае будет выступать как налоговый агент (п. 1 ст. 226 НК).